Sollen in der öffentlichen Hand oder bei juristischen Personen des Privatrechts mit der Verfolgung von Aufgaben im Allgemeininteresse (z. B. Wirtschaftsförderungsgesellschaft) Investitionen vorgenommen werden, unterliegen diese bestimmten Regelungen bezüglich Ausschreibungen hinsichtlich der Ausschreibungspflicht und des Vergabeverfahrens. Doch es besteht nicht immer eine Ausschreibungspflicht. Zum Beispiel können Direktkäufe bis zu einem gewissen Wert ohne ein Vergabeverfahren erfolgen.
Ob eine Ausschreibung erfolgen muss, wird von dem voraussichtlichen Gesamtauftragswert, Schwellenwerten der Landes- und Kommunalbehörden sowie dem Auftragsinhalt determiniert.
Es sind insgesamt drei unterschiedliche Vergabeformen zu unterscheiden. Die öffentliche Ausschreibung, die beschränkte öffentliche Ausschreibung und die freihändige Vergabe.
Dabei ist die öffentliche Ausschreibung zwingend bei Überschreiten der jeweils relevanten Schwellenwerte vorzunehmen. Bei der beschränkten Ausschreibung müssen sich zunächst Unternehmen um die Teilnahme am Wettbewerb bewerben. Im zweiten Schritt werden nach einer ersten Selektion durch die Behörde ein Teil der Wettbewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Dieses zweistufige Verfahren wird angewandt, wenn die Werte unterhalb der Schwellenwerte liegen. Weiterhin muss eine gewisse Dringlichkeit vorliegen oder eine bereits erfolgte öffentliche Ausschreibung ist gescheitert. Die freihändige Vergabe erfolgt ohne Vergabeverfahren. Jedoch darf die freihändige Vergabe nur unter bestimmten Voraussetzungen erfolgen. Insbesondere bei besonders dinglichen Vorhaben mit einem geringen Gesamtauftragswert kann ein anderes Vergabeverfahren unzweckmäßig sein. Auch könnte durch eine Ausschreibung ein gewerbliches Schutzrecht verletzt werden. Diese Vergabeform stellt jedoch die Ausnahme dar.
Seit 2020 gelten neue EU-Schwellenwerte, ab wann eine Ausschreibung der öffentlichen Hand auf ganz Europa auszuweiten ist. Sind diese Schwellenwerte nicht erreicht, ist eine europaweite Ausschreibung freiwillig dennoch möglich. Diese Schwellenwerte liegen
- für Bauleistungen und Konzessionsvergaben bei 5,350 Mio. €
- für allgemeine Aufträge der obersten Behörde bei 139.000 €
- für Aufträge besonderer Sektoren bei 428.000 €
- sonstige bei 214.000 €.
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