Nach § 247 HGB sind Kaufleute verpflichtet Geschäftsunterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrung sowie die Archivierung dieser Dokumente verursacht jährlich Kosten. Diese Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht entstehen, gelten als ungewisse Verbindlichkeiten. Nach § 249 HGB muss für solche Fälle eine Rückstellung gebildet werden. Die Höhe der Rückstellung ermittelt sich anhand der Aufwendungen, die einem Unternehmen hierbei entstehen sowie die Dauer der vorgebebenen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht der einzelnen Dokumente.

Für Dokumente, für die es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt, darf keine Rückstellung gebildet werden!

Beispiele für rückstellungsfähige Kosten:

• Kosten für Einrichtungsgegenstände, wie Schränke oder Regale
• Anteilige Kosten für Mitarbeiter
• Kosten für Räumlichkeiten, in denen die Unterlagen archiviert werden (anteilige Miete, Instandhaltung, etc.)
• Datensicherung auf CDs oder anderen Speichermedien

Berechnung:

Die jährlich anfallenden Kosten für die Archivierung der Unterlagen können jedes Jahr einzeln berechnet werden. Der Betrag wird dann jeweils mit der Anzahl der Jahre aus der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist multipliziert. Diese Kosten können dann mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (arithmetisches Mittel der Jahre eins bis zehn). Aus Vereinfachungsgründen kann in der Regel eine Unterscheidung zwischen den zehn und sechs Jahren aufzubewahrenden Unterlagen unterbleiben.

Buchungssatz:

Aufwand für Aufbewahrung an Aufbewahrungsrückstellung

Haben Sie Fragen zu Rückstellungen oder zu anderen Themen des Jahresabschlusses? Wir von Wendelin H. Priller & Partner mbB helfen Ihnen gerne. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail oder rufen Sie uns an!